AdressVill du vara med och skapa förutsättningar för hälsofrämjande livsmönster och identiteter – på den fria tiden, utifrån det fria valet? Då är vi arbetsplatsen för dig!
Om tjänsten
I den förvaltningsövergripande enheten Stöd, utveckling och samverkan vid Kultur- och fritidsförvaltningen finner du en arbetsplats där du utför administrativa arbetsuppgifter, samordnar och driver administrativa processer och uppdrag samt utvecklar arbetssätt för att stödja ett viktigt samhällsuppdrag.
Enhetens uppdrag är att ge stöd och agera möjliggörare för hälsofrämjande livsmönster och identiteter – på den fria tiden, utifrån det fria valet oavsett om de sker i förvaltningens eller civilsamhällets regi. Som ledningsgruppens resurs är vi t.ex. stöd i verksamhetsutveckling, kvalitetsarbete och digitalisering likväl som mål- och budgetprocesser, säkerhetsarbete, samhällsplanering, barnkultur i samverkan med skolan och olika administrativa stöd- och utvecklingsprocesser. Civilsamhället stödjer vi främst genom föreningsbidrag och utbildning samt bokning och tillhandahållande av funktionella idrottshallar och anläggningar som föreningar kan nyttja.
Som Administrativ samordnare hos oss kommer du ge ett kvalificerat administrativt stöd till förvaltningens ledningsgrupp och samordna flera av de förvaltningsgemensamma administrativa uppgifterna. Du kommer att arbeta med olika kontinuerliga, återkommande processer och uppdrag men också olika mindre utredningar och sammanställningar med kort varsel. Ibland kommer du arbeta med större utredningar, remisser, uppdrag och mindre projekt med längre tidshorisont.
Exempel på arbetsuppgifter:
• ansvara för förvaltningsledningens- och chefsgruppens mötesplanering och administration
• fungera som förvaltningens registrator tillika arkivredogörare och har ansvar för personalakterna
• vara förvaltningens informationssäkerhetssamordnare och GDPR-kontakt
• koordinera interna processer och aktiviteter som inköps- och telefonisamordning
• hantera fakturor och inköp i vårt ekonomisystem
• självständig genomföra mindre och större utredningar och leder mindre uppdrag och projekt.
• ha rollerna inköps- och telefonisamordnare för mindre delar av förvaltningen
• samordna frågor inom förvaltningen, men också mellan förvaltningar t.ex. vid tvärgående processer och uppdrag och ibland vid större event och arrangemang
• underhålla och förbättrar, gärna med stöd av digitaliseringens möjligheter, befintliga administrativa system och rutiner
Om arbetsplatsen
Kultur- och fritidsförvaltningen består av fyra verksamhetsområden: Öppna mötesplatser, Bibliotek och kulturskola, Natur- och kulturliv, Drift av anläggningar samt två förvaltningsövergripande enheter: Innovation och digitalisering samt Stöd, utveckling och samverkan där dessa tjänster är placerade. Inom förvaltningen arbetar ca 300 anställda varav ca 18 inom Stöd, utveckling och samverkan. Arbetsplatsen är lokaliserad i aktivitetsbaserade kontorslokaler centralt i Örebro.
Läs mer om hur det är att jobba i Örebro kommun på http://www.orebro.se/jobb.
Kvalifikationer
Som Administrativ samordnare hos oss ser vi att du har förmåga att strukturera, driva ditt arbete effektivt och samarbeta mycket bra med andra. Du levererar med kvalité och kan flexibelt hantera flera frågor/områden parallellt med god prioriteringsförmåga. Du är nyfiken på att hitta smarta administrativa lösningar och testa nya arbetssätt samtidigt som du har förmåga att se helhet och uppdatera dig i en föränderlig omvärld. Det är självklart för dig att hålla en hög servicenivå till mottagarna av dina tjänster och du uppskattar flexibilitet under arbetsdagen och har förmåga att hantera snabba förändringar. Du behärskar det svenska språket på ett sätt så att du lätt kan kommunicera med kollegor och andra parter, både i tal och skrift så som verksamheten kräver.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Krav:
• akademisk examen 180 hp exempelvis inom statsvetenskap, rättsvetenskap/ juridik, samhällsvetenskap eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• goda datorkunskaper i t.ex. Office 365 samt digitalt arbetssätt
• kunskap om offentlighet- och sekretesslagstiftning
• kunskap inom informationssäkerhet och GDPR
• erfarenhet av att registrera, arkivera och lämna ut allmänna handlingar inom offentlig sektor
Meriterande:
• erfarenhet av arbete inom kultur- och fritidsområdet
• erfarenhet av att arbeta med digitala ärendehanteringssystem
• erfarenhet av att arbeta med inköp och upphandling
Omfattning och tillträde
Anställningsform: tillsvidareanställning
Sysselsättningsgrad: 100%
Tillträde: snarast enligt överenskommelse
Antal tjänster: 2
Tjänsterna tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut fattas.
Övrig information
Intervjuer kan komma att ske digitalt. På orebro.se/jobb/digitalaintervjuer kan du läsa mer om våra digitala intervjuer och hur du kan förbereda dig.
Ansökan
Sista ansökningsdag är 5 mars.
Välkommen med din ansökan!
Skyddade personuppgifter? Läs mer om hur du ansöker på orebro.se/jobb/skyddadepersonuppgifter
