Adress Om företaget
WiljaGruppen AB är ett idéburet socialt bolag med tydligt och huvudsakligt syfte att skapa största möjliga samhällsnytta i linje med vår vision - ett inkluderande samhälle och arbetsliv för alla.
Vår grundläggande övertygelse är att alla människor - oavsett funktions- eller arbetshinder som de kan möta - kan delta i samhällslivet och vara inkluderade I det ordinarie arbetslivet med rätt stöd. Inom koncernen finns bolagen Misa, MellanMålet, Left Is Right, Misa Kompetens och Compleo. Totalt är vi ca 200 anställda.
Som receptionist på WiljaGruppen arbetar du på vårt huvudkontor, och är navet i administrativa service. Du tar emot besökare, svarar i vår växel och ser till att vår verksamhet fungerar dagligen.
På huvudkontoret arbetar du nära kollegorna i WiljaGruppen, som alla är anställda för att ge stöd och service till företagen inom koncernen. Eftersom vi även har större mötes- och konferensrum är det tätt med utbildningar och konferenser som du ansvarar för.
Lugnare dagar finns det administrativa uppgifter, framförallt kopplat till HR att arbeta med.
Arbetsuppgifter
Ansvara för reception och inkommande samtal till växel.
Skapa en välkomnande och professionell atmosfär i receptionen.
Bokning och koordinering av möteslokaler.
Tillhandahålla service under utbildningar och möten.
Ansvara för inköp av fika, mat, kaffe och kontorsprodukter.
Hantera leverantörskontakter och förhandla avtal vid behov.
Administrativa uppgifter kopplat till lön/HR avdelningen, vilket kräver noggrann dokumentation och arkivering.
Underhålla kontakt med fastighetsvärd, larmbolag, städbolag, växelföretag, etc.
Hantera serviceärenden och säkerställa att driftsleverantörer är informerade.
Skapa och bibehålla en trivsam och välordnad arbetsmiljö.
Kvalifikationer
Erfarenhet av arbete inom växel och reception, konferensservice, inklusive bokning och lokalarrangemang.
Kunskap om inköpsprocesser och förmåga att förhandla med leverantörer.
Administrativ skicklighet, erfarenhet av att hantera känslig information med sekretess och integritet.
Serviceinriktad med stark kommunikationsförmåga gentemot externa parter.
Krav för Tjänsten
Relevant erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom reception och administration.
Förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar för uppgifterna.
Utbildning inom administration eller liknande område.
Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Erfarenhet av att använda digitala plattformar och verktyg för att underlätta arbetsprocesser och kommunikation.
Det är viktigt för oss att du delar vår värdegrund om att alla kan delta i samhället och arbetslivet med rätt stöd.
Meriterande för Tjänsten
Erfarenhet av att använda och administrera personal/lönesystem för att t.ex. hantera anställningsavtal och andra personalrelaterade dokument. Det är även meriterande med viss erfarenhet av ekonomiadministration.
Ytterligare språkkunskaper utöver svenska och engelska.
Tidigare erfarenhet av att förhandla och upprätthålla avtal.
Vi ser gärna att du har en önskan om att utvecklas inom administration och vara en aktiv del i företagets framtida tillväxt. Förmåga att snabbt anpassa sig till förändringar och vara flexibel i arbetsuppgifterna.
Vi erbjuder dig
Hos Wiljagruppen får du ett stort ansvar för dina egna arbetsuppgifter, ett nära och tillitsbaserat ledarskap och en stor delaktighet i verksamhetens utveckling. Vi erbjuder ett generöst friskvårdsbidrag, gedigen introduktionsutbildning och kompetensutveckling samt tjänstepension.
WiljaGruppen är en engagerad arbetsgivare som aktivt prioriterar mångfald, arbetsmiljö och friskvård. Vi ser med positivitet på hur en balanserad könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald kan berika vår organisation Vi strävar efter en inkluderande arbetsmiljö där varje individ respekteras och ges möjligheten att nå sin fulla potential.
Tjänsten är tillsvidare, 100 % som inleds med sex månaders provanställning. Planerat tillträde i april. Körkort är önskvärt, dock inget krav. Utdrag ur Polisens belastningsregister ska uppvisas innan du erbjuds anställning.
Intervjuer kommer att ske löpande och sista ansökningsdag är 2024-02-15. För frågor kring tjänsten hör av dig till administrativ chef, mailto:charlotta.wennberg@wiljagruppen.se
Vi undanber oss kontakt från t.ex. rekryterings-, bemannings- eller annonssäljare.
