Operativ Inköpare Till Verksamhetsområde Specialpedagogiskt Stöd

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning. Vi driver specialskolor. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi fördelar också statsbidrag och utvecklar läromedel.
Vi hoppas att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald.
Vi arbetar engagerat för att allas lika värde ska bli verklighet. Tillsammans använder vi samarbete och kompetens för att lösa uppdrag. Just nu fokuserar vi på att utveckla ledarskapet och att öka mångfalden på myndigheten. Tillsammans bidrar vi till hållbarhet i samhället ekonomiskt, socialt och miljömässigt. Du kan läsa mer om vad vi erbjuder på vår webbplats https://www.spsm.se/jobb.
Det samlade specialpedagogiska stödet ska verka för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning får tillgång till en likvärdig utbildning och annan verksamhet av god kvalitet i en trygg miljö. Det är vägledande i allt vi gör. Stödet vi erbjuder kan handla om individens lärande, pedagogers arbete eller verksamhet och organisation. Den kompetens vi erbjuder kompletterar kommunernas och skolornas egna resurser.
Vi söker nu en Operativ inköpare till Enheten för verksamhetsstyrning och stöd. Placeringsort är Stockholm men beroende på sökandes kompetens kan placering vid något av våra andra kontor komma att bli aktuellt. Tjänsten är ett föräldravikariat.
Enheten består av drygt 20 medarbetare och tillhör verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd. Vi ger stöd till Verksamhetsområdets chefer så att de kan fokusera på ledarskapet och till våra medarbetare så att de kan fokusera på våra målgruppers behov. Vi ger bland annat stöd inom områdena ekonomi- och verksamhetsstyrning, ekonomiadministration, inköp- och upphandling, personaladministration, lokaler, bidragshantering och ledningsstöd. Som Operativ inköpare tillhör man ett team med olika roller inom inköp och upphandling.
Då myndigheten finns inom stora delar av landet används Teams, Skype och Zoom för arbete och möten på distans. Resor i tjänsten kan förekomma. I myndigheten finns möjlighet till överenskommelse om distansarbete, vilket innebär att hemarbete kan beviljas upp till 50 procent av arbetstiden om verksamheten tillåter.
ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att vara en av två operativa inköpare inom verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd och ingå i en funktionsgrupp med två beställare som utför enklare beställningar. Du ingår även i nätverk med kollegor inom och utanför verksamhetsområdet. Du arbetar med kortsiktiga och långsiktiga tidsperspektiv för att uppfylla verksamhetens inköpsbehov. I rollen arbetar du med beställningar i och utanför myndighetens e-handelssystem samt med mera komplexa direktupphandlingar och avrop från ramavtal.
Ett stort utvecklingsarbete har pågått inom området inköp och upphandling och fokus framöver innebär kategoristyrda team som specialiserar sig inom olika områden. Rollerna och organisering kommer att förtydligas i fortsatt arbete. Den operativa inköparen kommer tillsammans med kollegor vara ett nära stöd till chefer och projektledare i tidigt stadie så att alla inköp sker korrekt. Hantering av komplexa och krävande ärenden sker i nära samarbete med ekonomienheten. I uppdraget ingår att inköp av produkter, material, varor och tjänster alltid görs med hänsyn till hållbarhet och god hushållning med statens resurser.
Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• Ge stöd och rådgivning kring inköpsfrågor.
• Planera och genomföra inköp av varor och tjänster via avrop eller direktupphandlingar till ett visst värde.
• Ha kontakt och ett nära samarbete inom myndigheten kring inköpsprocessen samt även externa kontakter via telefon och mejlkontakter med våra leverantörer.
• Initiera och leda möten kopplade till uppdraget i t.ex. utbildningssyfte.
• Se till att handlingar diarieförs enligt gällande rutiner.
• Ansvara för ärendehantering, gemensamma rutiner och uppföljning av ärenden.
• Hålla sig uppdaterad kring aktuell lagstiftning, interna regler och rutiner som påverkar inköpsområdet.
Även andra administrativa uppgifter förekommer.
KVALIFIKATIONER
Ska-krav:
• Lägst gymnasieutbildning.
• Aktuell erfarenhet av arbete med avrop och direktupphandlingar enligt LOU.
• Aktuell erfarenhet av inköp i statlig myndighet eller inom annan offentlig verksamhet.
• Vana av att läsa och ta del av olika styrdokument.
• Vana av att arbeta i system för ärendehantering och e-handel.
• God datorvana och erfarenheter i MS Officepaket samt erfarenheter av att leda och delta i digitala möten.
God kommunikativ förmåga genom att uttrycka sig väl på svenska i både tal och skrift.
Meriterande:
Relevant utbildning på universitet/högskola eller annan relevant eftergymnasial utbildning.
• Kunskap eller erfarenhet av kategoristyrning.
• Erfarenhet av e-handel inom UBW eller motsvarande och kreditupplysningssystemet Bisnode.
Personliga egenskaper:
Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person trivs du att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.
För att lyckas i rollen som Operativ inköpare behöver du även:
• vara serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten.
• genom medledarskap bidra till gott arbetsklimat och måluppfyllelse inom egna ansvarsområden och enhetens gemensamma.
• ha förmågan att leda dig själv i din vardag och både arbeta självständigt och i grupp mot ett gemensamt mål.
• arbeta systematiskt med ständiga förbättringar.
ÖVRIGT
Vi tillämpar 6 månaders provanställning.
Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.